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Warum fehlt das Vertrauen in das SAP-System?
Ein zentrales Problem ist aus meiner Sicht die Distanz zwischen der Steuerabteilung und dem SAP-System beziehungsweise den relevanten Prozessen. Nicht selten sehen die Steuerverantwortlichen eines Unternehmens von der Umsatzsteuer nur jene Daten, die in der Finanzbuchhaltung (SAP FI) ankommen. Die Ursprünge der Daten, sprich die zugrunde liegenden Transaktionen im Einkauf und im Vertrieb, liegen hingegen im Dunkeln verborgen. Es fehlt nach meiner Erfahrung die Möglichkeit, Einblick in die Informationen nehmen zu können, die den Meldedaten zugrunde liegen. Mit dementsprechend großem Unbehagen erfolgt die Meldung der Daten an die Finanzbehörden.
Ein weiteres Problem liegt in der technischen Umsetzung: Umsatzsteuerregeln, wie die der automatisierten Steuerkennzeichenfindung, werden von der IT eingerichtet und möglicherweise nur einmal von der Steuerabteilung abgenommen. Bei Maßnahmen zur Ergänzung des Regelwerks, die durch die sich ständig ändernden Prozesse im Vertriebsalltag laufend erforderlich sind, werden die Steuerverantwortlichen häufig nicht involviert. Dies führt zu der Situation, dass das System von der Steuerabteilung als Blackbox wahrgenommen wird, von der man nicht genau weiß, wie sie bestimmte umsatzsteuerliche Sachverhalte behandelt. Ein weiteres Problem liegt in der technischen Umsetzung: Umsatzsteuerregeln, wie die der automatisierten Steuerkennzeichenfindung, werden von der IT eingerichtet und möglicherweise nur einmal von der Steuerabteilung abgenommen. Bei Maßnahmen zur Ergänzung des Regelwerks, die durch die sich ständig ändernden Prozesse im Vertriebsalltag laufend erforderlich sind, werden die Steuerverantwortlichen häufig nicht involviert. Dies führt zu der Situation, dass das System von der Steuerabteilung als Blackbox wahrgenommen wird, von der man nicht genau weiß, wie sie bestimmte umsatzsteuerliche Sachverhalte behandelt.
Operative Freiheit zu Lasten der Steuerabteilung
Oft agieren Vertrieb und Einkauf mit weitreichenden Befugnissen im System, ohne sich der steuerlichen Konsequenzen bewusst zu sein. Da SAP standardmäßig kaum harte Restriktionen vorgibt, können User problemlos Warenbewegungen anstoßen, die steuerlich kritisch sind. Das reicht von der Verwendung bestimmter Incoterms, die ungewollte Steuerpflichten auslösen, bis hin zu ruhenden Lieferungen in Ländern, in denen das eigene Unternehmen umsatzsteuerlich nicht registriert ist. Das Resultat ist eine klassische Fehlverteilung der Verantwortung: Während das Business Umsätze generiert, landet der massive Aufwand zur Korrektur und Risikominimierung am Ende fast ausschließlich auf dem Tisch der Steuerabteilung.
Manuelle Eingriffe in die Steuerermittlung von SAP SD
Im SAP-Vertriebsmodul „Sales and Distribution“, kurz SAP SD, erfolgt die umsatzsteuerliche Bewertung der Transaktionen grundsätzlich automatisiert („Steuerfindung“). Fachlich gehört die Hoheit über die Steuerfindungsregeln aus meiner Sicht zwingend in die Steuerabteilung. Seitens des Vertriebsteams brauchen somit im Alltag keine Entscheidungen zur umsatzsteuerlichen Behandlung einzelner Geschäftsvorfälle getroffen werden. Die Steuerverantwortlichen sollten sich jedoch darüber bewusst sein, dass bei der Kundenauftragsanlage die Möglichkeit besteht, manuell in die Steuerfindung einzugreifen. So bietet der Kundenauftrag auf Kopf- und Positionsebene eine Reihe an Feldern, die es ermöglichen, Werte manuell zu setzen, die im Prozess der Steuerfindung Vorrang vor den vom System ermittelten Informationen haben. Auf Kopfebene (Reiter „Faktura“) können sowohl das automatisiert ermittelte Abgangs- und das Empfangsland überschrieben werden. Eine grenzüberschreitende Transaktion lässt sich damit beispielsweise für die Steuerermittlung zu einem Inlandssachverhalt abändern. Des Weiteren kann der Parameter „Steuerklassifikation Kunde“ manipuliert werden. So kann ein in den Stammdaten als Unternehmer geführter Kunde für den aktuellen Geschäftsvorfall als Privatkunde klassifiziert werden, mit der Konsequenz, dass dieser von der Steuerfindung in vielen Konstellationen anders behandelt wird.
Abbildung 1: Manuelle Übersteuerung umsatzsteuerlicher Parameter im Auftragskopf.
Auf Positionsebene eines SAP-Kundenauftrags (Reiter „Faktura“) kann neben dem Leistungserstellungsdatum, welches als Stichtag für die Ermittlung der gültigen Steuerfindungsregeln dient, die steuerliche Klassifikation des Materials überschrieben werden. So kann ein Material, das in den Stammdaten als steuerbare und steuerpflichtige Lieferung geführt wird, im Einzelfall anwenderseitig als steuerbefreite Leistung deklariert werden.
Abbildung 2: Manuelle Übersteuerung umsatzsteuerlicher Parameter in der Auftragsposition.
Die Risiken einer unzureichenden Einbindung
Die Sorgen der Steuerabteilung sind durchaus berechtigt. Sind die Steuerverantwortlichen nicht ausreichend in die Prozesse integriert, kann das erhebliche Konsequenzen haben. Fehlerhafte Konfigurationen, Stammdaten und Automatisierungsregeln im SAP-System können dazu führen, dass zu hohe oder zu niedrige Steuerbeträge gebucht und gemeldet werden. Ohne einen klaren Überblick über die Entscheidungsregeln im System fehlt eine nachvollziehbare Dokumentation für Prüfungen und Audits. Im ungünstigsten Fall können Schwächen in der Konfiguration und Verarbeitung von Daten im SAP-System zu Steuernachzahlungen, Strafen oder gar rechtlichen Konsequenzen führen.
Wie kann die Steuerabteilung mehr Vertrauen aufbauen?
Aus meiner Erfahrung gibt es mehrere Ansätze, mit denen die Steuerabteilung mehr Einfluss auf die SAP-Systemgestaltung nehmen und mehr Kontrolle gewinnen kann.
- Systemcheck durch externe Berater: Ein gezielter Audit des SAP-Systems kann aufzeigen, wo steuerliche Risiken bestehen und wo Anpassungen nötig sind. Dieser sollte von einer Person durchgeführt oder zumindest begleitet werden, die die typischen Schwachstellen in der Abbildung umsatzsteuerlicher Prozesse in SAP kennt.
- Regelmäßige Plausibilitätsprüfungen: Durch regelmäßige, systematische Kontrollen lassen sich Unstimmigkeiten frühzeitig aufdecken. Eine an die Anforderungen des Unternehmens gut abgestimmte Lösung, die Stamm- und Transaktionsdaten automatisiert unter die Lupe nimmt, kann hier unterstützen.
- Automatisierung der Steuerfindung: Durch transparente Regelwerke zur automatisierten Steuerermittlung können Fehler vermieden werden, die durch manuelle Eingaben erzeugt werden. „Transparent“ meint hier, dass das Regelwerk nicht nur auf dem Papier, sondern auch im System so aufgesetzt ist, dass es von der Steuerabteilung nachvollzogen werden kann. Im Hinblick auf die Lesbarkeit der Regeln sind einige Drittanbieterlösungen den Mitteln des SAP-Standards (Konditionstechnik) überlegen.
- Aktive Beteiligung an IT-Projekten: Gerade in Migrationsprojekten, z. B. bei der Umstellung auf SAP S/4HANA, sollte die Steuerabteilung frühzeitig involviert sein, um sicherzustellen, dass alle umsatzsteuerlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
- Besserer Austausch mit der IT: Ein regelmäßiger Dialog zwischen Steuer- und IT-Abteilung kann helfen, Verständnislücken zu schließen und eine gemeinsame Sprache zu finden.
Druck durch den „digitalen Fiskus“
Die Steuerabteilung gerät zunehmend unter Zugzwang. Während sie intern um Ressourcen und Gehör kämpft, wächst von außen der Druck durch eine Finanzverwaltung, die technologisch immer versierter wird und Fehler in der ERP-Welt schneller aufdeckt. Die Zeiten, in denen Betriebsprüfer sich primär stichprobenartig durch Papierbelege arbeiteten, neigen sich dem Ende zu. Heute nutzen Prüfer leistungsstarke Datenanalysetools, um ERP-Datenströme vollständig zu durchleuchten und Anomalien in der Massendatenverarbeitung aufzudecken. Aktuelle Treiber dieser Entwicklung sind:
- Die E-Rechnungspflicht: Mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich (in Deutschland stufenweise seit 2025) rücken die strukturierten Daten in den Fokus. Manuelle Korrekturen auf dem Papierbeleg sind dann nicht mehr möglich – das SAP-System muss von Anfang an korrekte XML-Daten liefern.
- VAT in the Digital Age (ViDA): Die EU-Kommission plant mit der ViDA-Initiative die Einführung digitaler Meldepflichten nahezu in Echtzeit.
- Digitale Schnittstellen: Standards wie die E-Bilanz oder internationale SAF-T-Anforderungen (Standard Audit File for Tax) zwingen Unternehmen dazu, ihre SAP-Daten jederzeit prüfungskonform bereitzustellen.
Fazit: Sicherheit dank klarer Prozesse
Die Steuerabteilung muss nicht hilflos auf die IT vertrauen – sie kann aktiv dazu beitragen, Transparenz zu schaffen. Durch regelmäßige Prüfungen, Abschaffung von manuellen Prozessen durch Automatisierung und eine stärkere Einbindung in IT-Prozesse kann das Vertrauen in das SAP-System nachhaltig verbessert werden. Denn klar ist: Wenn die Behörden einen direkteren Einblick in die digitale Struktur des Unternehmens erhalten, werden Schwächen im SAP-System schneller und deutlicher sichtbar als je zuvor. Vertrauen in das eigene System ist daher keine „Kür“ mehr, sondern Pflicht zur Risikovermeidung. Wer sich frühzeitig mit den technischen Grundlagen beschäftigt oder sich Unterstützung durch erfahrene Berater holt, minimiert Risiken und sorgt für langfristige Rechtssicherheit.
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 Lars Bohn Partner |
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